Wie Sie das richtige Online-Bestellsystem für Ihr Restaurant in Deutschland auswählen

Das richtige Online-Bestellsystem passt zu Ihrem Restaurant und Ihren täglichen Abläufen. Entscheidend sind Restauranttyp, Bestellvolumen, vorhandenes Kassensystem und die Frage, ob Sie Lieferung, Abholung, Vorbestellung oder QR-Bestellung anbieten möchten. Prüfen Sie dabei nicht nur den Preis. Auch Provisionen, DSGVO, Kassenintegration, Zahlungsmethoden, Küchenabläufe, Kundendaten und Support spielen eine wichtige Rolle. Mit der folgenden Checkliste können Sie Anbieter gezielt vergleichen und eine Lösung wählen, die auch langfristig zu Ihrem Betrieb passt.

Kurz gesagt: Darauf sollten Restaurants achten

• Passende Bestellkanäle: Das System sollte Lieferung, Abholung, Vorbestellung oder QR-Tischbestellung passend zu Ihrem Betrieb abdecken.
• Tatsächliche Gesamtkosten: Rechnen Sie Monatsgebühr, Provisionen, Zahlungsgebühren, Einrichtung, Hardware und Zusatzmodule zusammen.
• Integration mit Kasse und Küche: Prüfen Sie, ob Bestellungen automatisch an Kassensystem, KDS oder Küchendrucker weitergeleitet werden.
• DSGVO und Datenschutz: Klären Sie, wie der Anbieter Kunden- und Bestelldaten verarbeitet, speichert, schützt und löscht.
• Zahlungsmethoden in Deutschland: Bestätigen Sie, welche Karten, digitalen Zahlungsmethoden und Barzahlungsoptionen wirklich verfügbar sind.
• Kontrolle über Speisekarte und Kundendaten: Sie sollten Menüs selbst bearbeiten und Ihre Daten bei Bedarf vollständig exportieren können.
• Vertrag und Support: Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfrist, Erreichbarkeit des Supports und mögliche Kosten nach Vertragsende.
• Praxistest vor Vertragsabschluss: Testen Sie den gesamten Ablauf von der Menüauswahl über die Zahlung bis zur Ausgabe in der Küche.

Worauf sollten verschiedene Restauranttypen bei einem Online-Bestellsystem achten?

Das passende Online-Bestellsystem richtet sich nach Ihrem tatsächlichen Serviceablauf, nicht nach der längsten Funktionsliste. Ein kleiner Imbiss braucht andere Werkzeuge als ein Lieferrestaurant oder eine Restaurantkette. Schauen Sie deshalb zuerst darauf, wie Ihre Gäste bestellen, wie das Essen in die Küche gelangt und wer die Bestellung ausliefert oder übergibt. Erst danach sollten Sie einzelne Anbieter vergleichen.

Kleine Restaurants, Cafés und Imbisse

Für kleinere Betriebe zählt vor allem eine einfache Bedienung. Die Speisekarte sollte sich schnell anlegen und jederzeit ohne technische Hilfe ändern lassen. Preise, Verfügbarkeiten, Varianten und Extras müssen übersichtlich verwaltbar sein.

Achten Sie außerdem auf planbare Kosten. Eine feste Monats- oder Jahresgebühr kann leichter zu kalkulieren sein als eine Provision, die mit jeder Bestellung steigt. Das gilt besonders, wenn bereits viele Gäste direkt über Ihre Website bestellen.

Für Abholbestellungen sollten Gäste einen passenden Zeitpunkt auswählen können. Das Team muss neue Bestellungen sofort erkennen und ohne lange Schulung bearbeiten können. Zusätzliche Tablets, Spezialdrucker oder andere Hardware lohnen sich nur, wenn sie den Ablauf wirklich verbessern.

Restaurants mit eigenem Lieferdienst

Ein Restaurant mit eigenen Fahrern braucht deutlich mehr als einen digitalen Warenkorb. Das System sollte Liefergebiete anhand von Postleitzahlen, Straßen, Entfernung oder Kartenbereichen festlegen können. So nehmen Sie nur Bestellungen an, die Ihr Team zuverlässig ausliefern kann.

Prüfen Sie, ob sich Mindestbestellwerte und Liefergebühren je nach Entfernung oder Gebiet einstellen lassen. Eine automatische Adressprüfung hilft dabei, falsche oder unvollständige Lieferadressen früh zu erkennen.

Auch die Zeitplanung spielt eine große Rolle. Das System sollte Lieferzeiten realistisch berechnen, geplante Bestellungen annehmen und das Bestellaufkommen begrenzen können. Wenn Sie mehrere Fahrer einsetzen, benötigen Sie möglicherweise zusätzlich eine Fahrerzuweisung, Routenübersicht oder Statusverwaltung.

Restaurants mit Abholung und Vorbestellung

Bei Abholbestellungen muss das System verhindern, dass zu viele Bestellungen gleichzeitig in der Küche landen. Frei einstellbare Abholzeitfenster und Vorbereitungszeiten helfen dabei, die Auslastung besser zu steuern.

Restaurants sollten festlegen können, wie viele Bestellungen sie pro Zeitfenster annehmen. Bei hohem Bestellaufkommen muss sich die Vorbereitungszeit schnell verlängern oder ein Zeitfenster vorübergehend schließen lassen.

Gäste sollten je nach Angebot online oder bei der Abholung bezahlen können. Automatische Bestätigungen und Statusmeldungen informieren sie darüber, ob die Bestellung angenommen wurde und wann sie bereitsteht. Das reduziert Rückfragen per Telefon.

Restaurants mit QR-Tischbestellung

Bei einer QR-Tischbestellung braucht jeder Tisch einen eindeutig zugeordneten QR-Code. Gäste scannen ihn mit ihrem Smartphone, öffnen die digitale Speisekarte und bestellen direkt, ohne zuerst eine App installieren zu müssen.

Das System sollte ausverkaufte Gerichte sofort ausblenden und verfügbare Speisen abhängig von Tageszeit oder Bereich anzeigen. Bestellungen müssen dem richtigen Tisch zugeordnet und an die passende Küchenstation, Bar, KDS oder den richtigen Drucker weitergeleitet werden.

Je nach Servicekonzept können Gäste direkt am Tisch online bezahlen oder später beim Personal abrechnen. Wichtig ist, dass QR-Bestellung und persönlicher Service zusammenarbeiten. Gäste sollten weiterhin Hilfe anfordern, Fragen stellen oder ihre Bestellung über das Serviceteam ergänzen können.

Restaurantketten und Betriebe mit mehreren Standorten

Betriebe mit mehreren Standorten brauchen eine zentrale Verwaltung, ohne die Besonderheiten einzelner Filialen zu verlieren. Menüs, Bilder und Standardartikel sollten sich zentral pflegen lassen. Gleichzeitig muss jede Filiale eigene Preise, Verfügbarkeiten, Liefergebiete und Öffnungszeiten einstellen können.

Standortbezogene Berichte zeigen, welche Filialen, Gerichte und Bestellkanäle gut funktionieren. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass etwa die Zentrale alle Standorte verwaltet, während Filialleiter nur ihren eigenen Betrieb sehen und bearbeiten.

Prüfen Sie außerdem das Preismodell genau. Manche Anbieter berechnen ihre Gebühr pro Standort, Gerät, Benutzer oder Bestellvolumen. Bei einer wachsenden Restaurantkette kann dieser Unterschied die Gesamtkosten stark beeinflussen.

Welche Funktionen sollte ein gutes Online-Bestellsystem bieten?

Ein gutes Online-Bestellsystem sollte den Bestellprozess für Gäste vereinfachen und gleichzeitig die Arbeit im Restaurant erleichtern. Diese Funktionen sind besonders wichtig:

Mobilfreundliche Bestellseite

• Bestellung ohne App: Gäste sollten die Speisekarte direkt im Browser öffnen und bestellen können. Eine verpflichtende App kann zu Bestellabbrüchen führen.
• Schneller mobiler Checkout: Die Bestellseite muss auf Smartphones leicht bedienbar sein. Wenige Schritte, klare Buttons und kurze Ladezeiten machen den Abschluss einfacher.

Flexible Speisekartenverwaltung

• Kategorien: Gerichte sollten sich übersichtlich in Bereiche wie Vorspeisen, Hauptgerichte, Getränke oder Desserts einteilen lassen.
• Varianten und Größen: Das System sollte verschiedene Portionsgrößen, Geschmacksrichtungen und Preisoptionen unterstützen.
• Extras und Auswahlmöglichkeiten: Gäste müssen Zutaten, Beilagen oder Extras hinzufügen und unerwünschte Bestandteile abwählen können.
• Artikelverfügbarkeit: Ausverkaufte Gerichte sollten sich sofort deaktivieren lassen, ohne dass das gesamte Menü geändert werden muss.
• Zeitabhängige Speisekarten: Frühstücks-, Mittags- oder Abendangebote sollten nur zu den festgelegten Zeiten erscheinen.
• Standortbezogene Preise: Betriebe mit mehreren Filialen brauchen die Möglichkeit, Preise und Verfügbarkeiten je Standort anzupassen.

Lieferung, Abholung und Vorbestellung

• Getrennte Einstellungen: Lieferzeiten, Abholzeiten, Mindestbestellwerte und Gebühren sollten für jede Bestellart einzeln konfigurierbar sein.
• Planbare Kapazität: Bestelllimits und Zeitfenster helfen der Küche, Stoßzeiten zu steuern und realistische Abhol- oder Lieferzeiten anzugeben.
• Geplante Bestellungen: Gäste sollten für einen späteren Zeitpunkt oder einen anderen Tag vorbestellen können.

QR-Code-Bestellung am Tisch

• Eindeutige Tischzuordnung: Jeder QR-Code sollte mit einem bestimmten Tisch verbunden sein, damit Bestellungen richtig zugeordnet werden.
• Digitale Speisekarte: Gäste scannen den Code und öffnen das aktuelle Menü direkt auf ihrem Smartphone.
• Direkte Bestellung: Gäste können bestellen, ohne auf die Aufnahme durch das Servicepersonal zu warten.
• Weiterleitung an die Küche: Das System sollte Bestellungen an die passende Küchenstation, das KDS oder den Drucker senden.
• Optionale Online-Zahlung: Je nach Servicekonzept können Gäste direkt am Tisch digital oder später beim Personal bezahlen.

Online- und Offline-Zahlungen

• Passende Zahlungsarten: Das System sollte die Zahlungsmethoden unterstützen, die Ihre Gäste tatsächlich nutzen.
• Verfügbarkeit in Deutschland: Prüfen Sie Karten, PayPal, Apple Pay, Google Pay und Barzahlung direkt beim Anbieter. Entscheidend ist, ob die jeweilige Methode für Ihr Konto und Ihren Standort freigeschaltet werden kann.
• Rückzahlungen und Stornierungen: Testen Sie auch vollständige und teilweise Rückerstattungen, nicht nur den erfolgreichen Zahlungseingang.

Gutscheine, Rabatte und Kundenbindung

• Gutscheincodes: Restaurants sollten feste oder prozentuale Rabatte erstellen und mit Mindestbestellwerten oder Gültigkeitszeiträumen verbinden können.
• Treuepunkte: Ein Punktesystem kann Gäste dazu motivieren, häufiger direkt beim Restaurant zu bestellen.
• Anreize für Folgebestellungen: Individuelle Angebote oder Gutscheine für die nächste Bestellung fördern Wiederholungskäufe.
• Kundensegmente: Stammgäste, Neukunden und Kunden einzelner Standorte sollten sich getrennt ansprechen lassen, sofern die nötige Zustimmung vorliegt.

Berichte und Analysen

• Bestellwert: Der durchschnittliche Bestellwert zeigt, wie viel Gäste pro Bestellung ausgeben.
• Beliebte Gerichte: Verkaufszahlen helfen bei Menüplanung, Einkauf und Preisgestaltung.
• Bestellkanäle: Restaurants sollten erkennen können, wie viele Bestellungen über Website, QR-Code, Abholung oder Lieferung eingehen.
• Standortvergleich: Filialberichte machen Unterschiede bei Umsatz, Bestellvolumen und beliebten Artikeln sichtbar.
• Stammkunden: Daten zu wiederkehrenden Gästen zeigen, wie gut Kundenbindungsmaßnahmen funktionieren.
• Verkaufszeiten: Auswertungen nach Uhrzeit, Wochentag oder Zeitraum helfen bei der Personal- und Küchenplanung.

Welche Integrationen sollten Sie vorab testen?

Eine lange Liste mit Integrationen sagt wenig über den täglichen Ablauf aus. Entscheidend ist, ob die Systeme tatsächlich zusammenarbeiten. Eine Online-Bestellung sollte möglichst automatisch in der Kasse erscheinen und von dort an das KDS oder den richtigen Küchendrucker weitergeleitet werden.

Muss Ihr Team jede Bestellung manuell übertragen, entstehen zusätzliche Arbeit, längere Bearbeitungszeiten und vermeidbare Eingabefehler. Testen Sie deshalb immer den vollständigen Ablauf mit Ihrer eigenen Technik.

Vorhandenes Kassensystem

Prüfen Sie nicht nur den Namen des Kassenanbieters, sondern auch das genaue Produkt, die Softwareversion und den gebuchten Tarif. Eine Integration kann für eine Kassenversion verfügbar sein, für eine andere aber fehlen.

Testen Sie, ob Artikel, Varianten, Steuern, Rabatte, Liefergebühren und Zahlungsarten korrekt übertragen werden. Auch Stornierungen und Rückerstattungen müssen in beiden Systemen richtig erscheinen.

KDS und Küchendrucker

Eine Bestellung sollte automatisch an die passende Küchenstation gelangen. Getränke können zum Beispiel an die Bar gehen, während warme Speisen auf dem Küchenmonitor oder einem anderen Drucker erscheinen.

Prüfen Sie außerdem, ob Tischnummer, Bestellart, Abholzeit, Kundenhinweise und gewählte Extras gut lesbar dargestellt werden. Testen Sie auch, was bei einem Drucker-, Geräte- oder Internetausfall passiert.

Zahlungsanbieter

Kontrollieren Sie, ob der gewünschte Zahlungsanbieter für Restaurants in Deutschland verfügbar ist und sich mit Ihrem Konto verbinden lässt. Führen Sie eine echte Testzahlung durch und prüfen Sie den Zahlungseingang im Bestellsystem und in der Kasse.

Testen Sie auch Stornierungen, vollständige und teilweise Rückerstattungen sowie fehlgeschlagene Zahlungen. Fragen Sie nach Transaktionsgebühren, Auszahlungszeiten und möglichen Kosten für Rückbuchungen.

Website und Google Unternehmensprofil

Das Bestellsystem sollte sich klar sichtbar in Ihre bestehende Website einbinden lassen. Gäste müssen den Bestellbereich auf dem Smartphone schnell öffnen können, ohne umständlich zwischen mehreren Seiten zu wechseln.

Wenn Sie Bestelllinks in Ihrem Google Unternehmensprofil einsetzen möchten, prüfen Sie, wohin diese führen und ob Öffnungszeiten, Standort und Bestellart korrekt angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass Gäste direkt bei Ihrem Restaurant bestellen und nicht versehentlich auf einem fremden Verkaufskanal landen.

Liefermanagement

Restaurants mit eigenem Lieferdienst sollten prüfen, ob Bestellungen automatisch an das Fahrer- oder Liefermanagement übergeben werden. Adresse, Lieferzeit, Zahlungsstatus und Kundenhinweise müssen vollständig ankommen.

Testen Sie auch Liefergebiete, Mindestbestellwerte, entfernungsabhängige Gebühren und geplante Lieferungen. Falls Sie externe Kurierdienste nutzen, klären Sie, welche Daten übertragen werden und wie Statusänderungen zurück ins Bestellsystem gelangen.

Buchhaltung und DATEV-Ablauf

Prüfen Sie, welche Verkaufs-, Steuer- und Zahlungsdaten sich exportieren lassen. Der Export sollte zu Ihrem Buchhaltungsprozess passen und die benötigten Zeiträume, Bestellarten, Steuersätze und Zahlungswege abbilden.

Ein DATEV-Logo allein reicht nicht aus. Lassen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung einen Testexport prüfen, bevor Sie sich langfristig an einen Anbieter binden.

Warenwirtschaft und CRM

Bei einer Warenwirtschaft sollten Verkäufe den Bestand korrekt verändern. Prüfen Sie, wie das System mit Varianten, Extras, ausverkauften Gerichten und unterschiedlichen Lagerbeständen je Standort umgeht.

Bei einer CRM-Anbindung zählt vor allem die Datenqualität. Namen, Kontaktdaten, Bestellhistorie und Einwilligungen müssen richtig übertragen werden. Kundendaten dürfen nur im rechtlich zulässigen Rahmen für Marketing und Kundenbindung genutzt werden.

Externe Lieferplattformen

Wenn Sie neben direkten Bestellungen auch Plattformen von Drittanbietern nutzen, prüfen Sie, ob alle Bestellungen zentral eingehen. Das kann mehrere Tablets und die manuelle Eingabe in die Kasse reduzieren.

Testen Sie jedoch jeden Kanal einzeln. Preise, Artikel, Rabatte, Bestellstatus und Stornierungen werden nicht immer auf allen Plattformen gleich übertragen.

Der wichtigste Praxistest

Geben Sie eine vollständige Testbestellung mit Varianten, Extras, Rabatt, Liefergebühr und Online-Zahlung auf. Verfolgen Sie anschließend jeden Schritt:

1. Erscheint die Bestellung automatisch in der Kasse?
2. Werden Artikel, Preise, Steuern und Zahlungsart korrekt übertragen?
3. Erhält die richtige Küchenstation den Auftrag?
4. Kommt die Bestätigung beim Gast an?
5. Funktionieren Stornierung und Rückerstattung?
6. Erscheinen die Daten korrekt im Tagesbericht und Export?

Wenn Ihr Team während dieses Tests Informationen abschreiben oder Bestellungen erneut eingeben muss, ist die Integration nicht vollständig automatisiert. Genau dieser Unterschied entscheidet später darüber, ob das System Arbeit spart oder neue Arbeit erzeugt.

Was müssen Restaurants in Deutschland bei DSGVO und Kundendaten prüfen?

Eine Datenschutzerklärung allein beweist nicht, dass ein Online-Bestellsystem alle Datenschutzanforderungen erfüllt. Restaurants sollten prüfen, wer Kundendaten verarbeitet, zu welchem Zweck dies geschieht, wo die Daten gespeichert werden und welche Dienstleister darauf zugreifen. Wichtig sind auch ein passender Auftragsverarbeitungsvertrag, sichere Datenübertragung, klare Löschfristen und ein vollständiger Datenexport.

Wer verarbeitet die Kundendaten?

Bei einer Online-Bestellung arbeiten meist mehrere Beteiligte mit personenbezogenen Daten:

• Das Restaurant entscheidet in der Regel, welche Kundendaten es für Bestellung, Lieferung, Zahlung und Kommunikation benötigt.
• Der Systemanbieter verarbeitet Namen, Kontaktdaten, Adressen und Bestellinformationen je nach Vertragsmodell im Auftrag des Restaurants oder teilweise für eigene Zwecke.
• Der Zahlungsanbieter verarbeitet Zahlungsdaten und kann für bestimmte Abläufe eine eigene datenschutzrechtliche Verantwortung tragen.

Lassen Sie sich die Rollen schriftlich erklären. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung im Vertrag, sondern wer tatsächlich über Zweck und Art der Datenverarbeitung entscheidet.

Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar?

Verarbeitet der Systemanbieter personenbezogene Daten ausschließlich nach den Anweisungen des Restaurants, kann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein. Der Vertrag sollte unter anderem Verarbeitungszwecke, Datenarten, Sicherheitsmaßnahmen, Löschung und den Einsatz weiterer Dienstleister regeln.

Fragen Sie den Anbieter:

• Stellt er einen AV-Vertrag bereit?
• Welche Leistungen und Daten deckt der Vertrag ab?
• Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen nennt er?
• Wie unterstützt er bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen?
• Was passiert mit den Daten nach Vertragsende?

Ein vorhandener AV-Vertrag ist wichtig, reicht allein aber ebenfalls nicht aus. Das Restaurant muss prüfen, ob der Anbieter die vereinbarten Anforderungen praktisch erfüllen kann. Die Datenschutzkonferenz erklärt in ihrem Kurzpapier zur Auftragsverarbeitung die grundlegenden Pflichten nach Art. 28 DSGVO.

Wo werden die Daten gespeichert?

Fragen Sie nach dem genauen Speicherort, nicht nur nach allgemeinen Aussagen wie Hosting in Europa. Hosting in Deutschland oder innerhalb der EU beziehungsweise des EWR kann die Prüfung vereinfachen, garantiert aber noch keine vollständige DSGVO-Konformität.

Kontrollieren Sie folgende Punkte:

• Serverstandort: In welchem Land liegen Kunden-, Bestell- und Sicherungsdaten?
• Internationale Übermittlungen: Werden Daten außerhalb der EU oder des EWR übertragen oder von dort aus abgerufen?
• Unterauftragnehmer: Welche Hosting-, Analyse-, Support- oder Kommunikationsdienste verarbeitet der Anbieter zusätzlich?
• Datensicherheit: Welche Maßnahmen schützen Daten bei Übertragung, Speicherung und Zugriff?
• Aufbewahrungsfristen: Wie lange bleiben Bestell-, Kunden-, Zahlungs- und Protokolldaten gespeichert?

Für Übermittlungen in Länder außerhalb der EU und des EWR gelten zusätzliche Anforderungen nach Art. 44 bis 49 DSGVO. Dazu können ein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien gehören. Die Landesbeauftragte für Datenschutz Nordrhein-Westfalen bietet dazu Hinweise zum internationalen Datenverkehr.

Wem gehören die Kundendaten?

Datenschutzrechtlich geht es weniger um Eigentum als um Kontrolle, Zugriffsrechte und Verantwortung. Klären Sie deshalb vertraglich, welche Daten das Restaurant verwenden, exportieren und nach Vertragsende abrufen kann.

Prüfen Sie, ob Sie:

• Kundendatensätze jederzeit einsehen können
• Bestellhistorien vollständig exportieren können
• Daten in einem üblichen, lesbaren Format erhalten
• Daten bei berechtigten Anfragen berichtigen oder löschen können
• Kundendaten nur mit passender Rechtsgrundlage für Marketing nutzen können
• nach einer Kündigung ausreichend Zeit für den Datenexport erhalten
• eine schriftliche Bestätigung über die anschließende Löschung bekommen

Lassen Sie sich einen echten Beispielexport zeigen. Eine Exportfunktion ist wenig hilfreich, wenn wichtige Felder fehlen oder die Datei nicht weiterverarbeitet werden kann.

Nutzt der Anbieter Daten für eigene Werbung?

Prüfen Sie, ob der Systemanbieter Ihre Gäste direkt mit Werbung, Angeboten oder Empfehlungen anspricht. Das ist besonders wichtig, wenn Sie ein eigenes Bestellsystem wählen, um die Kundenbeziehung selbst zu kontrollieren.

Lesen Sie dazu nicht nur die Produktbeschreibung. Prüfen Sie auch Datenschutzerklärung, Vertrag, AV-Vertrag und Einwilligungstexte im Bestellprozess. Fragen Sie konkret:

• Versendet der Anbieter eigene Werbe-E-Mails oder Push-Nachrichten?
• Erstellt er eigene Kundenprofile?
• Verwendet er Bestelldaten für andere Restaurants oder Partner?
• Teilt er Daten mit Werbe- oder Analyseanbietern?
• Können Gäste der werblichen Nutzung getrennt widersprechen?
• Bleibt das Restaurant als Absender klar erkennbar?

Wenn der Anbieter Kundendaten für eigene Zwecke nutzt, kann sich seine datenschutzrechtliche Rolle ändern. Lassen Sie unklare Regelungen vor Vertragsabschluss von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer fachkundigen Rechtsberatung prüfen.

Welche Fragen sollten Sie dem Anbieter vor Vertragsabschluss stellen?

Ein überzeugendes Verkaufsgespräch reicht nicht aus. Lassen Sie sich wichtige Angaben schriftlich bestätigen und prüfen Sie, ob sie für Ihren konkreten Restaurantbetrieb gelten. Diese 15 Fragen helfen Ihnen dabei:

1. Wie hoch sind die vollständigen monatlichen Kosten bei unserem erwarteten Bestellvolumen?
   Bitten Sie um eine Beispielrechnung mit Grundgebühr, Provisionen, Zahlungsgebühren, Hardware, Integrationen und Zusatzmodulen.
2. Fällt für jede Bestellung eine Provision an?
   Klären Sie, ob die Provision für Lieferung, Abholung, Vorbestellung, QR-Bestellung oder bestimmte Verkaufskanäle gilt.
3. Welche Zahlungsgebühren werden separat berechnet?
   Fragen Sie nach Transaktionsgebühren, festen Gebühren pro Zahlung, Rückerstattungen und Rückbuchungen.
4. Funktioniert das System mit unserer genauen Kassenversion?
   Nennen Sie Anbieter, Produkt, Softwareversion und Tarif Ihrer Kasse. Eine allgemeine Partnerschaft bestätigt noch keine vollständige Integration.
5. Können wir eine echte Bestellung vom Checkout bis zur Küche testen?
   Die Bestellung sollte automatisch in der Kasse erscheinen und an das richtige KDS oder den Küchendrucker gelangen.
6. Wer kontrolliert die Kunden- und Bestelldaten?
   Klären Sie Zugriffsrechte, Nutzungszwecke, Marketingrechte und die Datenverfügbarkeit nach Vertragsende.
7. Stellt der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit?
   Prüfen Sie, welche Daten, Leistungen, Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragnehmer der Vertrag abdeckt.
8. Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?
   Fragen Sie nach Serverstandorten, internationalen Datenübertragungen, Sicherungskopien und externen Dienstleistern.
9. Wie zeigt das System Allergene und Zusatzstoffe an?
   Prüfen Sie die Darstellung für einzelne Gerichte, Varianten, Extras und standortbezogene Speisekarten.
10. Können wir Menüs, Varianten, Bestellungen und Kundendaten exportieren?
    Lassen Sie sich einen vollständigen Beispielexport in einem nutzbaren Dateiformat zeigen.
11. Welche Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gelten?
    Fragen Sie auch nach automatischer Verlängerung, Preisänderungen und möglichen Kosten nach einer Kündigung.
12. Wann ist der Support für deutsche Restaurants erreichbar?
    Der Support sollte möglichst auch zu Ihren Hauptbestellzeiten verfügbar sein, nicht nur während klassischer Bürozeiten.
13. Was passiert bei einem Internet-, Geräte- oder Druckerausfall?
    Klären Sie, wie Ihr Team neue Bestellungen erkennt und welche Ausweichlösung der Anbieter bereitstellt.
14. Wie verarbeitet das System Stornierungen und Rückerstattungen?
    Testen Sie vollständige und teilweise Rückzahlungen sowie die Synchronisierung mit Kasse und Berichten.
15. Welche Leistungen sind bei der Migration enthalten?
    Fragen Sie, ob der Anbieter Kategorien, Artikel, Preise, Varianten, Extras, Bilder und weitere Daten überträgt und welche Einstellungen Ihr Team selbst vornehmen muss.

So testen Sie ein Bestellsystem vor der Entscheidung

Eine kurze Produktvorführung zeigt meist nur den idealen Ablauf. Ein eigener Praxistest zeigt dagegen, ob das System wirklich zu Ihrem Restaurant passt. Wenn Sie jeden Schritt genauer prüfen möchten, nutzen Sie diese Anleitung, um Ihr Online-Bestellsystem vor dem Livegang zu testen. 

1. Eine vollständige Menükategorie importieren

Importieren Sie zum Beispiel Ihre gesamte Pizza-, Burger- oder Hauptgerichtskategorie. Prüfen Sie Namen, Beschreibungen, Bilder, Preise und steuerliche Einstellungen.

2. Varianten, Extras und Allergene hinzufügen

Legen Sie verschiedene Größen, Beilagen, Zutaten und Pflichtauswahlen an. Kontrollieren Sie, ob Gäste die Optionen leicht verstehen und ob die Küche alle Angaben korrekt erhält.

3. Liefergebiete und Öffnungszeiten einrichten

Erstellen Sie ein echtes Liefergebiet mit Mindestbestellwert, Liefergebühr und Zeitfenstern. Testen Sie Adressen innerhalb und außerhalb des Gebiets.

4. Auf Android und iPhone bestellen

Führen Sie Bestellungen auf verschiedenen Smartphones durch. Achten Sie auf Ladezeit, Menüführung, Warenkorb und Checkout. Gäste sollten ohne App und ohne unnötige Schritte bestellen können.

5. Zahlungen und Rückerstattungen testen

Prüfen Sie Kartenzahlung, Barzahlung und jede weitere angebotene Zahlungsart. Stornieren Sie danach eine Bestellung und führen Sie eine vollständige oder teilweise Rückerstattung durch.

6. Bestellung an Kasse und Küche senden

Kontrollieren Sie, ob die Bestellung automatisch in Ihrer Kasse erscheint. Artikel, Varianten, Steuern, Rabatt, Liefergebühr und Zahlungsstatus müssen richtig an KDS oder Drucker übermittelt werden.

7. Einen ausverkauften Artikel simulieren

Deaktivieren Sie ein Gericht während des Tests. Prüfen Sie, ob es sofort aus dem Online-Menü verschwindet und ob eine bereits begonnene Bestellung richtig behandelt wird.

8. Bericht und Datenexport herunterladen

Exportieren Sie Bestellungen, Umsätze und Kundendaten. Öffnen Sie die Dateien und kontrollieren Sie, ob alle wichtigen Felder vorhanden und verständlich benannt sind.

9. Den Support mit einer echten Frage kontaktieren

Stellen Sie eine konkrete Frage zur Kassenintegration, Zahlung oder Menüeinrichtung. So erkennen Sie, wie schnell, verständlich und hilfreich der Support tatsächlich reagiert.

Führen Sie den letzten Test möglichst während einer normalen Betriebsphase durch. Ein System, das im ruhigen Vorführmodus gut aussieht, muss auch bei mehreren gleichzeitigen Bestellungen zuverlässig funktionieren.

Fazit

Das richtige Online-Bestellsystem ist nicht die Lösung mit den meisten Funktionen, sondern die, die zu Ihrem Restaurant und Ihren täglichen Abläufen passt. Ein kleiner Imbiss braucht eine einfache Bestellseite und planbare Kosten. Ein Lieferrestaurant benötigt flexible Liefergebiete und eine gute Küchenanbindung. Betriebe mit mehreren Standorten sollten dagegen auf zentrale Menüverwaltung, getrennte Preise und standortbezogene Berichte achten.

Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten, nicht nur die beworbene Grundgebühr. Prüfen Sie außerdem Kassenintegration, Zahlungsmethoden, DSGVO, Kundendaten, Vertragsbedingungen und Support. Führen Sie vor Vertragsabschluss eine vollständige Testbestellung vom Menü bis zur Küche durch. So erkennen Sie schnell, ob das System Ihrem Team wirklich Arbeit abnimmt oder nur neue Zwischenschritte schafft.